Il back office è una vera e propria incombenza per un libero professionista oberato, h24, da incarichi e consegne improrogabili. Scegliere di occuparsene personalmente, oltre a essere impegnativo, non sempre si rivela una strategia vincente, nonostante sia il modo più semplice per ammortizzare il costo. Il fattore economico, tuttavia, non è il solo a scoraggiare i freelance sfiorati dal pensiero di delegare almeno il dietro le quinte di una considerevole mole di lavoro. A incidere sulla difficile decisione di appoggiarsi a qualcun altro è soprattutto la fiducia, anche solo per ciò che riguarda la gestione dello scambio di dati, informazioni e documenti in cui è richiesta la forma scritta.
Optare per una gestione autonoma del back office di una piccola attività comporta eventuali rischi di cui sarebbe meglio tener conto. Ogni tipo di comunicazione, innanzitutto, prevede una forma, un destinatario e un registro linguistico differenti. Per non lasciare spazio alle ambiguità è necessario distinguere, ancora prima di comunicare, il tipo di linguaggio da utilizzare.
Le caratteristiche principali di un messaggio/e-mail che va a buon fine sono 3
semplice, comprensibile, inequivocabile
Una gestione efficiente del back office:
- limita le perdite di tempo;
- facilita l’uscita dal labirinto della profetica chiosa: “Rimango in attesa di ulteriori chiarimenti”;
- evita la telefonata chiarificatrice.
Verba volant: a voce fioriscono i fraintendimenti e sfuggono le notizie importanti
I latini insegnano: Verba volant, scripta manent. La fretta è cattiva consigliera in generale, ma posso assicurarti che per sua natura è agli antipodi della forma scritta, che richiede calma e tempo per riflettere. Quest’ultimo aspetto può giocare a tuo favore, perché puoi ponderare la risposta, cosa che a voce non è possibile fare. E poi, si sa, tra un’informazione e l’altra possono sfuggire notizie importanti.
La comunicazione automatizzata è utile anche dal punto di vista della schematizzazione e della sintesi. La scrittura è ormai un mezzo comunicativo sempre più presente e indispensabile per l’ottimizzazione dei tempi relativi alla gestione del back office. Questa fetta di lavoro definita spesso invisibile, è un po’ il retrobottega di un’attività, ma si fa vedere e sentire quando a scarseggiare sono l’organizzazione e la cura dei dettagli. Una risposta inviata in ritardo, una non risposta, una e-mail costellata di refusi, insieme ad altri, sono errori imperdonabili che possono pregiudicare la credibilità del libero professionista.
Lo scambio automatizzato di informazioni, se ben congeniato, è quindi il modo più funzionale e veloce per inviare comunicazioni/richieste più o meno urgenti e documentazioni in cui si rispettano ordine del giorno e scadenze.
Ma, quali sono le principali attività del back office?
- Gestire il flusso delle email;
- curare e stilare le offerte commerciali;
- registrare e archiviare i documenti;
- trasmettere e verificare lo scambio dei documenti;
- comunicare attraverso gentilezza, cortesia e diplomazia;
- verificare e sollecitare i pagamenti.
Scrivere è una questione spinosa, è vero, ma può farti fare la differenza
Per tanti professionisti tutto ciò che gravita intorno alle attività d’ufficio e alla burocrazia è il peggiore degli incubi, ma trascurare clienti e collaboratori esigenti da questo punto di vista può causare un inevitabile effetto domino che trascinerebbe con sé affidabilità e puntualità, due fattori da custodire e preservare come un tesoro sommerso, perché entrambi, insieme alla professionalità, possono davvero farti fare la differenza, in positivo, quando il cliente dovrà scegliere se affidarsi a te o ai tuoi competitor.
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Sono Marina, curo l’identità verbale dei liberi professionisti.
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